Die Ausgangslage
Ein Schweizer Treuhandbüro mit elf Mitarbeitenden betreut vollständige Finanzdossiers für 180 KMU-Kunden — Steuererklärungen, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse und laufende Korrespondenz. Die Arbeit ist von Natur aus dokumentenintensiv: Jede Kundenbeziehung erzeugt über Jahre Hunderte von Dateien in verschiedenen Formaten.
Im Verlauf des Jahres 2025 hatten mehrere Mitarbeitende begonnen, einen cloudbasierten KI-Assistenten zu nutzen — um Kundenkommunikation zu verfassen, Finanzdokumente zusammenzufassen und schnell Fragen zu spezifischen Kundensituationen zu beantworten. Niemand hatte dies formal genehmigt; es war schlicht zur Gewohnheit geworden.
Der Auslöser
Anfang 2026 aktualisierte der Schweizer Berufsverband für Treuhänder seine Berufsrichtlinien mit einer expliziten Regelung zum Einsatz von KI-Tools. Die Botschaft war klar: Mitglieder müssen sicherstellen, dass Kundendaten nicht durch Drittanbieter-Systeme verarbeitet werden — ohne dokumentierten Auftragsverarbeitungsvertrag und ausdrückliche Einwilligung der Kunden.
Eine interne Prüfung ergab, dass die informelle Cloud-KI-Nutzung diese Anforderungen nicht erfüllt hatte. Kundendaten waren ausserhalb der firmeneigenen Infrastruktur verarbeitet worden — und das Büro hatte keine Möglichkeit zu dokumentieren, wo genau sie verarbeitet worden waren.
Der Geschäftsführer entschied schnell: Eine private KI-Lösung musste vor dem nächsten Kunden-Audit in Betrieb sein.
Die Herausforderungen
Keine IT-Abteilung
Das Büro hatte keine technischen Mitarbeitenden. Jede Lösung musste ohne dedizierte IT-Ressourcen deploybar und wartbar sein.
Verschiedene Dokumentformate
Kundendossiers enthielten PDFs, Excel-Dateien, ABACUS-Exporte, gescannte Briefe und Altdaten aus jahrzehntelanger Tätigkeit.
Kein Betriebsunterbruch
Das Team konnte sich kein monatelanges Implementierungsprojekt leisten. Die Lösung musste schnell einsatzbereit sein und keinerlei Umschulung erfordern.
Die Lösung
KADARAG wurde auf einem bereits vorhandenen Server im Büro installiert. Das gesamte Dokumentenkorpus — 180 Kundendossiers, rund 14.000 Dateien — wurde über ein Wochenende indexiert.
Mitarbeitende greifen nun über eine einfache Chat-Oberfläche auf das System zu und stellen Fragen wie „Was war die Abschreibungsbasis für das Anlagevermögen von Kunde X im Jahr 2023?" oder „Welche Kunden haben noch offene Steuereinsprachen?" — und erhalten Antworten direkt aus den Originaldokumenten, mit vollständiger Quellenangabe.
Kundendossiers sind durch Zugriffskontrollen getrennt: Jede Mitarbeitende sieht nur die Kunden, für die sie verantwortlich ist.
Die Ergebnisse
„Wir haben keine IT-Abteilung. Wir brauchten etwas, das einfach funktioniert — kein sechsmonatiges Infrastrukturprojekt. KADARAG lief nach drei Wochen, und das gesamte Team nutzte es ohne eine einzige Schulung."
— Geschäftsführer, Schweizer Treuhandbüro