Die Ausgangslage
Ein Schweizer Hersteller von Präzisions-Industriemaschinen beschäftigt 85 Mitarbeitende in Produktion, Wartung, Engineering und Vertrieb. Im Verlauf von zwei Jahrzehnten hatte das Unternehmen eine umfangreiche Dokumentenbibliothek aufgebaut: Wartungshandbücher für Dutzende von Maschinenvarianten, ISO-Qualitätsprozeduren in mehreren Revisionen, Lieferantenspezifikationen, Kundenprojektdateien und interne Engineering-Notizen.
All das war über ein Geflecht aus gemeinsamen Netzlaufwerken, einem veralteten Dokumentenmanagementsystem und individuellen Desktop-Ordnern verteilt. Es gab keine einheitliche Benennungskonvention. Handbücher existierten in drei oder vier Versionen, ohne klaren Hinweis darauf, welche aktuell war. Langjährige Mitarbeitende wussten, wo was zu finden war. Neue Kolleginnen und Kollegen — und alle aus anderen Abteilungen — oft nicht.
Der Auslöser
Während eines geplanten Wartungsfensters an einer kritischen Produktionslinie benötigte ein Techniker die korrekte Kalibrierungsprozedur für eine bestimmte Spindelbaugruppe — eine Aufgabe, die unter einer Stunde hätte dauern sollen. Dreieinhalb Stunden später, nach dem Durcharbeiten veralteter Handbücher und zwei Telefonaten mit Kollegen, fand er sie in einem Unterordner, der seit vier Jahren nicht mehr geöffnet worden war.
Der Produktionsplan geriet ins Stocken. Die Betriebsleiterin meldete den Vorfall. Es stellte sich heraus, dass dies kein Einzelfall war — eine kurze interne Auswertung ergab, dass Verzögerungen bei der Dokumentensuche eine regelmässige, bislang nicht erfasste Quelle verlorener Zeit in den Wartungs- und Engineering-Teams darstellten.
Der Geschäftsführer formulierte ein klares Ziel: Das richtige Dokument muss von jedem Mitarbeitenden in unter fünf Minuten auffindbar sein — ohne zu wissen, wo es gespeichert ist.
Die Herausforderungen
Keine Struktur, keine Konventionen
Dokumente hatten sich über Laufwerke und Ordner mit inkonsistenter Benennung, doppelten Versionen und ohne zentralen Index angesammelt.
Maschinenbezogene Komplexität
Viele Prozeduren galten nur für bestimmte Maschinenvarianten oder Seriennummernbereiche. Generische Suchanfragen lieferten zu viele irrelevante Ergebnisse.
Schutz von geistigem Eigentum
Technische Zeichnungen, Kundenspezifikationen und proprietäre Prozessdokumentation durften keinem externen Dienst übergeben werden.
Die Lösung
KADARAG wurde auf einem vorhandenen Server innerhalb der eigenen Unternehmensinfrastruktur installiert. Die gesamte Dokumentenbibliothek — 18.000 Dateien aus Handbüchern, Prozeduren, Spezifikationen und Projektordnern — wurde über ein einziges Wochenende indexiert, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
Wartungstechniker öffnen nun eine einfache Chat-Oberfläche und stellen Fragen in natürlicher Sprache: „Wie ist das Schmierungsintervall für das Z-Achsen-Lager der MX-400-Serie?" oder „Zeig mir die aktuelle Kalibrierungsprozedur für Spindeltyp 7." Das System liefert die Antwort direkt aus dem Originaldokument — mit genauer Quellenangabe, Version und Dateipfad.
Engineers nutzen es, um Kundenanforderungen mit internen Spezifikationen abzugleichen. Der Vertrieb kann technische Rückfragen direkt beantworten, ohne das Engineering zu involvieren. Zugriffskontrollen stellen sicher, dass jede Abteilung nur die für sie relevanten Dokumente sieht.
Die Ergebnisse
„Unsere Leute wussten, dass die Dokumente existieren — sie konnten sie nur nicht finden. Jetzt kann ein neuer Techniker eine maschinenspezifische Frage in drei Minuten beantworten, ohne jemanden anrufen zu müssen. Das allein hat das System schon viele Male amortisiert."
— Betriebsleiterin, Schweizer Präzisionsmaschinenhersteller